Jede Lebens­gemeinschaft für sich, der Träger im Überblick.

Die Wochenberichte kommen per Mail, jede Lebensgemeinschaft schreibt sie anders.

Der Träger gibt eine Vorlage mit Abschnitten und Leitfragen vor, jede Lebensgemeinschaft kann eigene Abschnitte ergänzen. Die Fachkraft bekommt auf Wunsch einen Entwurf aus den Tageseinträgen der Woche. Die Leitung liest alle Berichte an einer Stelle, hakt sie ab und sieht, welche Wochen fehlen.

Jede Fachkraft soll nur ihr Kind sehen, die Leitung alle.

Jede Lebensgemeinschaft hat einen eigenen, streng getrennten Bereich. Die Trennung setzt der Server durch, nicht die Oberfläche. Die Leitung des Trägers sieht alle Lebensgemeinschaften und wechselt per Klick hinein.

Am Monatsende werden Belegtage von Hand in die Rechnung an das Jugendamt übertragen.

etacare erstellt je Kind und Monat eine XRechnung aus Belegtagen und Abwesenheiten. Sie geht per E-Mail an die E-Rechnungsadresse des Jugendamts oder wird für ein Portal heruntergeladen. Dazu gibt es ein lesbares PDF auf Ihrem eigenen Briefpapier.

Taschengeld und Bekleidungsgeld stehen in einem Heft, die Belege liegen in einer Mappe.

Das Kindkonto führt Taschengeld, Bekleidung, einmalige Beihilfen, Schule, Freizeit und Gesundheit mit Beleg je Buchung. Die Leitung schließt den Monat ab, der Monatsnachweis entsteht als PDF und CSV.

Wenn die Fachkraft Urlaub hat, muss die Vertretung schnell Bescheid wissen.

Vertretungen plant der Träger über alle Lebensgemeinschaften. Die Vertretung bekommt einen befristeten Zugang und sieht nur die Kinder, die sie betreut. Das Übergabeblatt fasst Notfallhinweise, Medikation und Ansprechpartner auf einer Seite zusammen.

Führungszeugnis, Fachberatung, Kinderschutz: Bei der Prüfung soll belegt sein, wer wann was getan hat.

Das erweiterte Führungszeugnis nach § 72a SGB VIII kommt automatisch auf Wiedervorlage. Fachberatungen werden je Lebensgemeinschaft protokolliert, Verfahren nach § 8a und Meldungen nach § 47 SGB VIII mit Fristen geführt.